Ce qu’est la fiche synthétique d’une copropriété

Avant de proposer à la vente un appartement en immeuble ou une maison dans un lotissement, chaque fois que le bien immobilier constitue un lot de copropriété, des informations relatives à la copropriété dont sa santé financière doivent figurer dans les annonces. Ces informations sont présentées notamment sur la fiche synthétique de copropriété que tout copropriétaire doit ou devra bientôt détenir. Qu’est-ce que la fiche synthétique de copropriété ? Que contient-elle ? Qui doit la rédiger et comment ?

La fiche synthétique de copropriété, qu’est-ce que c’est ?

Parmi les nouvelles obligations des copropriétés, la fiche synthétique d’une copropriété est un document de synthèse qui récapitule deux sortes de données sur l’état de la copropriété.

D’une part les données techniques les plus essentielles sur l’immeuble qui abrite la copropriété (clos et couvert, réseaux, équipements communs et de sécurité…), puis les informations sur la santé financière de la copropriété. La fiche synthétique de copropriété permet donc un aperçu rapide du nombre bâtiments , du nombre de lots, de la destination de ceux-ci (commerce, logement, bureaux) ainsi que du type d’organisation juridique et de l’identité de son représentant légal, puis de son état financier (montant des charges, dettes, impayés…).

 

Ainsi tout copropriétaire peut à la lecture de la fiche synthétique de sa copropriété en connaître l’état mais peut en utiliser les données afin de les faire figurer sur une annonce proposant à la vente son lot de copropriété conformément au Code de la construction et de l’habitation : articles L721-1 à L721-3.

 

L’obligation d’édition de la fiche synthétique de copropriété

L’obligation de fiche synthétique de copropriété s’applique déjà à toutes les copropriétés de 200 lots et plus. Pour les copropriétés de 50 lots et plus, leur fiche synthétique de copropriété devra être éditée au plus tard à la fin de 2017 puis à la fin de 2018 pour les copropriétés de moins de 50 lots.

Attention au décompte du nombre de lots d’une copropriété qui diffère bien souvent du nombre d’appartements. Un immeuble de 30 appartements et de 20 garages est une copropriété de 50 lots…

 

C’est le syndic de copropriété qui a la responsabilité d’établir la fiche synthétique de copropriété, puis de la maintenir à jour au moins une fois par an. Le syndic doit en attester chaque année à l’assemblée générale des copropriétaires. En cas de manquement à cette obligation le syndic risque d’être révoqué par le syndicat des copropriétaires.

 

 

Nota : L’absence de mise à disposition sous 15 jours après la demande de la fiche signalétique à un copropriétaire doit faire l’objet d’une pénalité financière dont le montant est stipulé dans le contrat de syndic. Référence : Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 8-2 

 

Comment établir la fiche signalétique de copropriété ?

 

Il y a deux manières pour le syndic d’éditer la fiche signalétique d’une copropriété :

 

 

  • Fiche synthétique de copropriété extraite du Registre national des copropriétés lorsque la copropriété est enregistrée sur ce registre. L’extrait doit alors porter la mention obligatoire «fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal» en précisant sa date d’édition.

 

  • Fiche synthétique rédigée séparément lorsque la copropriété n’est pas encore enregistrée sur le Registre national des copropriétés. Des mentions obligatoires sont à apposer dont :
    • l’identification de la copropriété pour laquelle la fiche est établie :
    • nom d’usage, s’il y a lieu, et adresse(s) du syndicat de copropriétaires,
    • adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat),
    • numéro d’immatriculation du syndicat de copropriétaires au registre national des copropriétés et date de dernière mise à jour des données d’immatriculation,
    • date d’établissement du règlement de copropriété,
    • le cas échéant, numéro identifiant d’établissement (SIRET) du syndicat de copropriétaires ;
  • l’identité du syndic ou de l’administrateur provisoire ayant établi la fiche :
    • nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété,
    • le cas échéant, numéro identifiant d’établissement (SIRET) du représentant légal,
    • cadre de son intervention (mandat de syndic ou mission d’administration provisoire)
  • l’organisation juridique de la copropriété :
    • s’il y a lieu, nature du syndicat (principal – secondaire/coopératif), résidence-services,
    • s’il s’agit d’un syndicat secondaire, numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires ;
  • les caractéristiques techniques de la copropriété :
    • nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété,
    • nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété,
    • nombre de bâtiments,
    • période de construction des bâtiments ;
  • les équipements de la copropriété :
    • type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain : type d’énergie utilisée,
    • nombre d’ascenseurs ;
  • les caractéristiques financières de la copropriété :
    • présence de personnel employé par le syndicat de copropriétaires,
    • en cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) :
      • dates de début et de fin de l’exercice comptable,
    • en cas d’exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l’assemblée générale :
      • dates de début et de fin de l’exercice et date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes,
      • montant des charges pour opérations courantes,
      • montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles,
      • montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres,
      • montant des impayés,
      • nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette dépasse 300 euros,
      • montant du fonds de travaux.

Nota : Lorsque la copropriété compte moins de dix lots et a un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 euros, le nombre de copropriétaires débiteurs et le montant des impayés ne sont pas mentionnés dans la fiche synthétique.

Référence : Décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016 fixant le contenu de la fiche synthétique de la copropriété prévue par l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

 

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